La vie au travail

Comment transformer un événement en e-événement ?

Les jours de confinement se succèdent, et rien n’y fait : les événements que vous aviez soigneusement préparés volent en fumée les uns après les autres, balayés par cette terrible distance.

De l’afterwork pour resserrer les liens de votre équipe au meeting avec la direction, pensé depuis 6 mois et élément essentiel de la communication interne, tout y passe. Même ces parties de cartes ou de jeux du jeudi, entre midi et deux… 

Las, vous pouvez toujours compter les jours qui passent en gravant des encoches sur les murs de votre bureau (sous l’œil amusé du chat et celui beaucoup moins amusé de votre conjoint.e), en vous souvenant du bon vieux temps où vous étiez le roi ou la reine de l’événement d’entreprise… mais les annonces gouvernementales continuent d’augmenter la durée de l’isolement

Et si, plutôt qu’abandonner tous ces événements que vous aviez préparés, vous les rendiez virtuels ? Car la solution est peut-être là : non seulement pour la tenue de votre activité, mais surtout pour alimenter un lien primordial en cette période de Covid-19 plus proche du chamboule-tout géant que du long fleuve tranquille. Une période pendant laquelle il est crucial de rassurer et d’accompagner.

Comment transformer un événement en e-événement ? Toutes les explications se trouvent dans cet article !

Transformer un événement en e-événement

Entre points réguliers et actualités : des centaines de possibilités pour organiser ses événements en ligne !

En effet, alors que les distances s’allongent entre les postes de travail, il est essentiel de rapprocher ses collaborateurs. En temps normal, déjà, le télétravail peut conduire à l’isolement des salariés, car il diminue le lien social. Dans ce contexte particulier, il est donc crucial de redoubler d’efforts pour connecter les hommes et les femmes de l’entreprise ! Que ces personnes soient en télétravail ou sur le terrain : elles auront peu d’interactions avec leurs collègues… et même leurs amis et leurs proches ! 

Le risque de perte du lien social est cité par 65 % des télétravailleurs interrogés

Étude Malakoff, 2018

Les règles du jeu ont changé, mais la partie n’a pas disparu : de nombreuses occasions pour se « réunir » existent !

célébrer les anniversaires

Vous pouvez toujours célébrer les anniversaires : chez Steeple, nous en avons fêté un en envoyant une vidéo compilant nos vœux ! 

Plutôt afterwork ? Organisez un pot-conférence avec des applications comme House Party (pour les équipes de 8 personnes ou moins).

Et si votre entreprise compte bien plus de salariés que vous n’avez de doigts, vous pouvez toujours célébrer !

  • Soit en faisant plusieurs rounds pour vous retrouver en plus petits groupes.
  • Soit en fixant une heure où vous pourrez tous lever votre verre aux efforts de tous ! Dans ce cas, n’hésitez pas à rappeler les règles pour que tout se passe bien : on coupe son micro lorsque l’on ne parle pas, pour éviter l’effet Larsen et garder les discussions audibles !

Enfin, si vous préférez une interaction régulière : prenez le parti de co-organiser avec les managers une pause-café quotidienne, où chaque équipe se retrouve en ligne pour parler tant des avancées du jour que de la dernière série visionnée, dans une ambiance décontractée. Ou alors, inspirez-vous des mouvements de solidarité pour le personnel soignant : que chacun se retrouve en ligne, en fin de semaine, pour s’applaudir pour les efforts fournis ! 

Féliciter les équipes pour les efforts fournis

Pensez également à faire une veille des réseaux sociaux : de nombreuses idées d’activités y sont présentes. Tenterez-vous le « PQ challenge », où chaque salarié doit battre le record de jongles avec un rouleau de papier toilette, ou le challenge photo qui consiste à partager sa tête de bambin ?

Tous ces moments du quotidien peuvent donc continuer à exister. Il suffit de les réinventer en jouant avec les outils à disposition. Vous voyez : transformer un événement en e-événement, ce n’est pas si compliqué ! 

Un mode d’emploi pas (si) nouveau pour transformer un événement en e-événement

Une fois qu’on a l’idée, encore faut-il la concrétiser ; ce qui demande de l’organisation pour que son e-événement soit un peu plus fréquenté que les rues françaises actuellement. 

Choisir un seul canal pour communiquer

Gardez à l’esprit que vos collaborateurs pourront vite perdre le fil entre tous les outils ! Pour être certain que tous aient l’information au bon moment, il faut choisir un canal interne unique, et que tous les autres renvoient systématiquement à celui-ci. Le plus pratique est donc de choisir un outil de communication interne physique et digital, pour tenir au courant tant les travailleurs que les télétravailleurs

Penser à l’audience de son e-événement

Penser à l'audience de son e-événement

Est-ce que tout le monde peut assister à l’événement en ligne ?

Si vous avez 2000 salariés, il vaut peut-être mieux diviser la visioconférence par service – et ainsi éviter une panne internationale et une crise de panique pour tous les salariés de Google ou Microsoft. 

Inviter ses équipes à son e-événement

Comme pour un événement classique, on invite plusieurs jours en avance, et on s’assure que chacun possède le matériel minimum pour participer à l’expérience. Pensez à ceux qui travaillent encore sur place : ont-ils un ordinateur ou un téléphone à disposition pour assister au pot

Évidemment, on ne lésine pas sur les relances : il est fort à parier que certains oublieront, d’autant plus qu’ils ont moins de chance de s’en rappeler sans les échanges de la pause café ! Il est essentiel de bien communiquer avant et pendant.

La solitude n’est pas l’isolement. On est toujours deux en un. Il y a les autres en soi.

Jean-Luc Godard

La règle d’or à suivre : toujours communiquer après l’événement !

Vouloir transformer un événement en e-événement, c’est bien ! Mais, n’oubliez pas la règle d’or pour maintenir la dynamique sur la durée : communiquer après l’événement. Mettre en ligne des captures d’écrans de ces moments privilégiés enverra une image forte à tous les collaborateurs : oui, la situation est complexe, mais le lien entre toutes et tous subsiste. 

Communiquer après l'événement pour continuer à créer du lien malgré la crise

C’est l’occasion de remercier chacun pour son investissement, pour sa présence et son adaptation malgré les conditions difficiles

On découvrira le talent de Georges au visio-times-up, on verra avec joie l’émotion de Marie à qui tout le monde souhaite un bon anniversaire en même temps, on sera ravis que les dirigeant(e)s s’adressent à tout le monde de façon transparente et directe

Quant à celles et ceux qui travaillent toujours dans un entrepôt, dans un bureau ou dans un magasin, elles et ils seront touchées de voir leur photo d’équipe dans le fil de votre outil : ils recevront en effet le message que l’on ne les a pas oubliés, et qu’on pense à eux. 

Fédérer les salariés pendant la crise de la Covid-19

Toutes ces occasions permettent de fédérer, de créer des liens forts, et convaincront les plus récalcitrants à participer au prochain point… que vous pourrez prévoir directement dans votre outil de communication interne !

Vous avez maintenant tous les clés en main pour ouvrir des portes numériques entre vos collègues, et faire rentrer un peu d’air frais dans leur quotidien confiné


Et pour aller plus loin sur le sujet de la communication interne
face à la Covid-19, n’hésitez pas à consulter notre guide composé de plus de 20 idées de publications !